E-Mails sind ein nicht mehr aus dem beruflichen oder privaten Leben wegzudenkender Fakt. Die Anzahl der empfangenen oder gesendeten E-Mails ist über die letzten 10–15 Jahre kontinuierlich angestiegen. Heute geht man davon aus, dass täglich weltweit knapp 400 Mrd. E-Mails versendet und empfangen werden. Unternehmen müssen sich nicht zuletzt seit dem BFH-Urteil vom 30.4.2025 mit der Frage auseinandersetzen, ob E-Mails aufbewahrungspflichtig sein können und wie damit umzugehen ist. Im nachfolgenden Beitrag wird nach einer kurzen Darstellung der grundsätzlichen Anforderungen spezifisch darauf eingegangen, wie Unternehmen dieser Pflicht zum einen rückwirkend für vergangene Zeiträume und zum anderen prospektiv durch eine Anpassung der Systeme und Prozesse dauerhaft gerecht werden können. Dabei werden Lösungsansätze mit der Nutzung von Systemen der Künstlichen Intelligenz (KI) aufgezeigt.
