BB-Kommentar

Arbeitgeber dürfen Entgeltabrechnungen rein digital zur Verfügung stellen, wenn sie Möglichkeiten zur Einsichtnahme und Ausdruck zur Verfügung stellen

Problem

Das BAG hatte darüber zu entscheiden, ob ein Arbeitnehmer Anspruch auf Entgeltabrechnungen in Papierform hat, wenn der Arbeitgeber diese digital über ein Mitarbeiterportal bereitstellt.

Zusammenfassung

Die Klägerin war bei dem beklagten Einzelhandelsunternehmen als Verkäuferin beschäftigt. Bei der Arbeitgeberin, die Teil eines Konzerns war, war im Rahmen einer Konzernbetriebsvereinbarung (“KBV Mitarbeiterpostfach”) festgelegt worden, dass Entgeltabrechnungen und weitere Personaldokumente ausschließlich digital über ein passwortgeschütztes Online-Portal eines externen Dienstleisters zur Verfügung gestellt werden. Der Versand von Papierdokumenten sollte grundsätzlich ausdrücklich ausgeschlossen sein. Weiter war geregelt, dass die Arbeitgeberin es ermöglichen musste, dass Arbeitnehmer ohne mobiles Endgerät die Unterlagen einsehen und auch ausdrucken konnten. Die Klägerin wehrte sich gegen diese Vorgehensweise und verlangte, ihr die monatlichen Entgeltabrechnungen weiterhin in Papierform zu übersenden, insbesondere hätte sie der Nutzung des Mitarbeiterpostfaches für sie vorher zustimmen müssen. Die Arbeitgeberin lehnte dies ab und verwies auf die getroffene Konzernbetriebsvereinbarung sowie die Vorteile der digitalen Bereitstellung, wie etwa den Schutz personenbezogener Daten und die schnellere Verfügbarkeit der Dokumente. Die Klägerin machte geltend, dass sie keinen Zugang zu einem Computer oder Internet habe und daher faktisch von ihren Abrechnungen ausgeschlossen sei. Sie sah sich dadurch benachteiligt und berief sich auf die gesetzliche Regelung des § 108 Abs. 1 S. 1 GewO, wonach die Abrechnung “auszuhändigen” sei, was sie als Verpflichtung zur Übergabe in Papierform verstand. Nachdem das Arbeitsgericht die Klage zunächst abgewiesen hatte, gab das Landesarbeitsgericht der Klägerin Recht. Die Beklagte legte daraufhin Revision beim Bundesarbeitsgericht ein.

Praxisfolgen

Der Senat wies die Klage in der Sache ab und begründete seine Entscheidung damit, dass der Arbeitgeber seiner gesetzlichen Verpflichtung zur Erteilung von Entgeltabrechnungen gemäß § 108 Abs. 1 S. 1 GewO auch dann genügt, wenn er die Abrechnung als elektronisches Dokument in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach einstellt. Nach Auffassung des BAG stellt der Anspruch des Arbeitnehmers auf Erteilung einer Entgeltabrechnung eine sog. Holschuld dar. Das bedeutet, der Arbeitgeber muss die Abrechnung so bereitstellen, dass der Arbeitnehmer sie abrufen kann; für den tatsächlichen Zugang beim Arbeitnehmer ist der Arbeitgeber jedoch nicht verantwortlich. Das Gericht stellte klar, dass die Bereitstellung der Abrechnung in einem digitalen Mitarbeiterpostfach grundsätzlich die Anforderungen an die gesetzlich vorgeschriebene Textform erfüllt, da die Daten auf einem dauerhaften Datenträger gespeichert seien; eine Änderung der einmal eingestellten Daten sei nicht möglich. Damit ist es nicht erforderlich, dass der Arbeitnehmer ausdrücklich der elektronischen Form zustimmt. Das BAG widerspricht damit der Auffassung des Landesarbeitsgerichts Niedersachsen, das eine wirksame Zustellung ohne Zustimmung des Arbeitnehmers verneint hatte. Das BAG betonte jedoch, dass der Arbeitgeber bei der Umstellung auf elektronische Abrechnungen die berechtigten Interessen der Arbeitnehmer berücksichtigen muss. Insbesondere ist darauf zu achten, dass Beschäftigte, die privat keinen Zugang zu einem Computer oder Internet haben, nicht benachteiligt werden. In solchen Fällen kann der Arbeitgeber verpflichtet sein, im Betrieb einen Zugang zu den digitalen Abrechnungen zu ermöglichen oder im Ausnahmefall doch eine Papierform bereitzustellen bzw. jedenfalls das Ausdrucken zu ermöglichen. Mit dieser Entscheidung trägt das BAG der fortschreitenden Digitalisierung im Arbeitsleben Rechnung und schafft Rechtssicherheit für Arbeitgeber, die auf digitale Prozesse umstellen möchten; insbesondere stellt der Senat klar, dass das digitale Mitarbeiterpostfach datenschutzrechtlich zulässig eingerichtet wurde und auch ein externer Dienstleister als Auftragsdatenverarbeiter eingesetzt werden durfte. Gleichzeitig bleibt der Schutz der Arbeitnehmerinteressen gewahrt, indem der Zugang zu den Abrechnungen sichergestellt werden muss.