Wolfram Bartuschka, WP/StB

Ablösung bestehender IT-Systeme in der Rechnungslegung – Rahmenbedingungen und Projektmanagement

Die breite Digitalisierung von Geschäftsprozessen, der Einsatz neuer Technologien, wie z. B. der künstlichen Intelligenz, – all diese Entwicklungen sind auch damit verbunden, dass vorhandene IT-Systeme durch neue Systeme ersetzt werden. Soweit Daten in diesen Systemen für die Rechnungslegung oder Besteuerung Relevanz haben, sind Rahmenbedingungen unter dem Aspekt der Ordnungsmäßigkeit zu beachten. Nachstehend werden die rechtlichen Rahmenbedingungen dargestellt sowie Hinweise und Hilfestellungen zur Umsetzung der Anforderungen vorgestellt.

I. Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten

1. Handelsrecht

Die wesentlichen handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufbewahrung von Unterlagen sind in den §§ 257 HGB und 147 AO geregelt. Demnach sind Handelsbücher, Inventare, Bilanzen aber auch Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, soweit sie für das Verständnis der Rechnungslegung erforderlich sind sowie Buchungsbelege für zehn Jahre aufzubewahren (§ 257 Abs. 4 i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 HGB). Empfangene und Kopien versendeter Handelsbriefe sind gem. § 257 Abs. 4 Nr. 2 und 3 HGB für sechs Jahre aufzubewahren. Der Beginn der Aufbewahrungsfrist ist in § 257 Abs. 5 HGB geregelt. Grundsätzlich beginnt sie mit dem Ende des folgenden Kalenderjahres nach Aufstellung des Inventars und Feststellung des Abschlusses.