Alex Worobjow, RA/FAArbR

Übersicht zur Digitalisierung im Arbeitsrecht mit Fokus auf die qualifizierte elektronische Signatur

Immer mehr Unternehmen schaffen die technischen Voraussetzungen für eine qualifizierte elektronische Signatur (QES). Der pandemieinduzierte Trend zu mobiler Arbeit und steigende Ansprüche von Gesellschaft und Gesetzgeber zu nachhaltigen Strukturen scheinen nicht mehr umkehrbar. Transaktionskosten analoger Dokumente (Zeit, Material, Versand, Aufbewahrung) motivieren die Unternehmen zusätzlich zur Umstellung. Für eine sinnvolle Digitalisierung von Personalarbeit spielen die Besonderheiten und Formvorschriften des Arbeitsrechts eine zentrale Rolle. Regelungen hierzu finden sich nicht nur im Gesetz, sondern auch in Arbeitsverträgen, Betriebsvereinbarungen, Tarifverträgen und Unternehmensrichtlinien. Und dabei gilt: Ob die Schriftform zwingend ist, ob sie durch die QES ersetzbar ist oder ob das Gesetz mit Schriftform ausnahmsweise sogar Textform meint – das kommt darauf an. Auch das Risiko der Formunwirksamkeit oder Nicht-Nachweisbarkeit ist je nach Rechtsgeschäft unterschiedlich. Und dann gibt es da noch das – jetzt bußgeldbewehrte – Nachweisgesetz, ein viel kritisierter Bremser der Digitalisierung. Der folgende Beitrag stellt die wesentlichen rechtlichen und praktischen Erwägungen für die häufigsten arbeitsrechtlichen Vorgänge dar und konsolidiert diese in einer umfassenden Übersicht.

I. Einleitung

Die Idee, sich mit einer Zeichnung seines Namens an eine Erklärung zu binden, ist wohl über 2000 Jahre alt und sie hält sich hartnäckig. Obwohl die technischen und rechtlichen Voraussetzungen für eine wesentlich sicherere Bindungsbekundung schon seit mindestens 1997 vorliegen (§ 2 SigG a. F.), ist eine flächendeckende Digitalisierung im Arbeitsrecht nicht zu beobachten. Die Gründe sind nicht nur, dass die QES mit externer Hilfe (Signatursoftware und Vertrauensdiensteanbieter) eingeführt werden muss und die Integration in Unternehmensprozesse Zeit und Geld kostet. Das über Jahrhunderte gewachsene Vertrauen in herkömmliche Unterschriften und das “etwas in der Hand haben” lassen sich für elektronische Signaturen nicht in wenigen Jahrzehnten umwälzen. Nur eine Handvoll Anwender dürften sich mit Schlagwörtern wie “Hash-Algorithmus”, “digitales Zertifikat” und “public key infrastructure” direkt bekehren lassen. Auch rechtlich sind die Hindernisse beachtlich: Die einschlägigen Rechtsvorschriften sind wegen des Schutzcharakters des Arbeitsrechts streng ausgestaltet, zerstreut und versteckt. Trotzdem ist eine teilweise Digitalisierung auch im Arbeitsrecht möglich. Hierzu müssen Unternehmen und Arbeitnehmer nicht nur Vertrauen in die QES entwickeln, indem sie den Vorgang selbst und die daraus folgende Beweiskraft verstehen und kommunizieren können (vgl. II., III.). Vor allem aber muss in rechtlicher Hinsicht klar umrissen sein, welche der vielen Vorgänge im Arbeitsrecht – ggf. mit welchem Risiko – überhaupt digital ablaufen dürfen bzw. sollten und was hierbei zu beachten ist (vgl. IV., VI. – VIII.). Gerade im Arbeitsrecht ist es wichtig, die Zwecke der herkömmlichen Unterschrift zu kennen und zu unterscheiden (vgl. V.), um neben den gesetzlichen Vorschriften praktische Aspekte zu berücksichtigen können.