Seit Anfang des Jahres läuft die Pilotphase für den elektronischen Abruf von Arbeitsunfähigkeitsdaten (eAU) durch die Arbeitgeber. Bereits seit dem 1.10.2021 übermitteln die Arztpraxen diese Daten an die jeweils zuständigen Krankenkassen.
Ab dem 1.7.2022 sollte der Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für alle Arbeitgeber verpflichtend sein. Der Deutsche Bundestag hat jedoch im Februar 2022 eine Verlängerung der Pilotphase beschlossen, so dass als Starttermin für den verpflichtenden Abruf frühestens der 1.1.2023 in Betracht kommen wird. Bis zum Ende dieses Jahres gelten also nun weiterhin die „gelben“ Scheine.
Nutzen Sie als Steuerberater die Verlängerung der Pilotphase, um die Prozesse rund um die Lohnabrechnung anzupassen und gemeinsam mit Ihren Mandanten abzustimmen. Denn was sich im ersten Step gut anhört, bedeutet in der Praxis derzeit erheblichen Mehraufwand bei der Erstellung der Lohnabrechnungen.
Die eAU-Daten müssen für jeden einzelnen Arbeitnehmer abgerufen werden, da aus datenschutzrechtlichen Gründen ein Push-Verfahren nicht möglich ist. In den Lohnprogrammen erfolgt der Abruf der Arbeitsunfähigkeitsdaten in der Weise, dass hierfür der Beginn der Arbeitsunfähigkeit zu erfassen ist. Der Abruf ist ebenfalls über sv.net möglich. Die Krankenkasse gleicht diesen Abruf mit den vom Arzt gesendeten Daten ab.
Der Arbeitnehmer muss sich natürlich weiterhin bei seinem Arbeitgeber krankmelden, aber ein Abgleich zwischen der bisherigen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform ist zukünftig nicht mehr möglich. Hier kann es insbesondere dann zu Abweichungen und damit fehlerhaften Rückmeldungen kommen, wenn der Arbeitnehmer beispielsweise erst ab dem 3. Tag einen ärztlichen Nachweis für die Arbeitsunfähigkeit bei seinem Arbeitgeber vorlegen muss. Sucht der Arbeitnehmer bei darüber hinaus gehender Arbeitsunfähigkeit erst später einen Arzt auf, kann der Arbeitgeber (und damit auch die Lohnabrechnungsstelle) nicht ohne weiteres nachvollziehen, ab welchem Datum die Arbeitsunfähigkeit tatsächlich vom Arzt bescheinigt und übermittelt wird. Eine exakte Absprache zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber sowie zwischen Arbeitgeber und Steuerberater ist damit zwingend notwendig. Es ist zu klären, wie und in welcher Form die Informationen über die Fehlzeiten zum Steuerberater gelangen und wer die elektronische Abfrage der AU-Zeiten vornimmt.
Die Rückmeldung von den Krankenkassen erfolgt aktuell innerhalb von 3 – 5 Tagen, so dass die Lohnabrechnung entweder zweimal im Monat angefasst werden muss oder der Abgleich auf den folgenden Monat verschoben wird. Auch dies erfordert eine Absprache zwischen Mandant und Steuerberater, da mit der ggf. später erfolgenden Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen durch die Krankenkassen insbesondere für kleinere Unternehmen ggf. Liquiditätsnachteile drohen können.
Es ist noch viel Luft nach oben, wenn es um die Entbürokratisierung in Deutschland geht. Denn auch die eAU zeigt, dass die Digitalisierung der Ärzte und Krankenkassen mal wieder zu Lasten der Steuerbürger und Arbeitgeber geht. Aber sie bietet auch immer die Chance für eine Optimierung der digitalen Kollaboration zwischen Kanzlei und Mandant.
(Steuerberaterverband Westfalen-Lippe e. V., Meldung vom 3.6.2022)