Die W-IdNr. betrifft insbesondere wirtschaftlich Tätige, die zur Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung verpflichtet oder Kleinunternehmer nach § 19 des Umsatzsteuergesetzes sind. Viele Unternehmer haben bereits eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Sie wird für die Teilnahme am innergemeinschaftlichen Handel benötigt. Nimmt ein Unternehmer aber nicht am innergemeinschaftlichen Handel teil, hat er keine USt-IdNr. Er ist aber im Inland wirtschaftlich tätig. Die neue W-IdNr. wird unabhängig von der Teilnahme am innergemeinschaftlichen Handel vergeben. „Wichtig ist, dass die USt-IdNr. wie gewohnt weiter zu verwenden ist. Sie wird nicht durch die W-IdNr. ersetzt“, erklärt Finanzministerin Heike Taubert.
Die Vergabe des neuen Ordnungskriteriums beginnt im November 2024 und soll im Jahr 2026 abgeschlossen sein. Erst dann kann das neue Ordnungskriterium auch tatsächlich genutzt werden. Die Mitteilung der W-IdNr. erfolgt für die wirtschaftlich Tätigen, die über keine USt-IdNr. verfügen ausschließlich über das ELSTER-Benutzerkonto. Wirtschaftlich Tätige, denen bereits eine USt-IdNr. erteilt wurde, werden durch eine im Bundessteuerblatt Teil I sowie auf der Internetseite des BZSt veröffentlichte Mitteilung allgemein über die Vergabe der W-IdNr. informiert.
Grund für die vereinfachte Bekanntgabe ist, dass sich die neue W-IdNr. aus der bereits vorhandenen USt-IdNr. und einem fünfstelligen Unterscheidungsmerkmal (U-Merkmal) zusammensetzt. Für die erste wirtschaftliche Tätigkeit wird das U-Merkmal „00001“ vergeben. Jede weitere wirtschaftliche Tätigkeit und jede weitere Betriebsstätte des Unternehmens erhalten ein weiteres U-Merkmal.
Finanzministerin Heike Taubert sagt: „Wenn der Unternehmer seine USt-IdNr. kennt, kann er daraus auch seine W-IdNr. ableiten. Die USt-IdNr. wird durch fünf Ziffern am Ende ergänzt. Bei der initialen Vergabe der W-IdNr. im November 2024 handelt es sich dabei in jedem Fall um das U-Merkmal „00001““.
Auf der Homepage des BZSt werden weiterführende Informationen zur W-IdNr. bereitgestellt: