Dr. Florian Müller, StB/FBIStR, Tobias Ditzler, Dr. Manuel Gottfreund und Dr. Philipp Linster

E-Mail-Korrespondenz als vorzulegende Handels- oder Geschäftsbriefe im Lichte der jüngsten Rechtsprechung des BFH (XI R 15/23) – Teil I

Die steuerlichen Aufbewahrungspflichten basieren im Wesentlichen auf § 147 AO und werfen im Kontext der Betriebsprüfung aufgrund ihrer Auslegungsbedürftigkeit regelmäßig Fragen auf. Besonders im Zuge der Digitalisierung haben sich Streitpunkte in Bezug auf die Art und den Umfang der möglicherweise aufzubewahrenden Unterlagen ergeben. Im Rahmen der jüngsten Entscheidung des BFH zur vorliegenden Thematik wurde sich insbesondere mit der innerbetrieblichen E-Mail-Korrespondenz auseinandergesetzt. Neben der Klärung der zentralen Frage nach der Reichweite des Datenzugriffsrechts im Sinne von § 147 Abs. 6 AO hat sich die aktuelle, höchstrichterliche Rechtsprechung im Rahmen seiner Begründung mit weiteren Punkten auseinandergesetzt, die im Folgenden dargestellt werden.

I. Einleitung

Im Rahmen der Entscheidung vom 30.4.2025 hat sich der BFH mit der Vorlagepflicht von steuerlich relevanten Unterlagen im Zusammenhang mit einer Außenprüfung auseinandergesetzt. Im Fokus des Beschlusses steht der Umgang mit dem betrieblichen E-Mail-Verkehr, der naturgemäß auch Auskünfte über steuerlich bedeutsame Sachverhalte liefern und daher für die Finanzbehörden von besonderem Interesse sein kann. Der BFH hat sich mit zentralen Fragestellungen, wie etwa der grundsätzlichen Einordnung von E-Mail-Korrespondenz als aufbewahrungspflichtige Unterlagen, dem rechtmäßigen Umfang des Vorlageverlangens seitens der Außenprüfung sowie dem Erstqualifikationsrecht des Steuerpflichtigen, befasst.