ANEXĂ

Regulamentul de procedură al comitetului mixt

Articolul 1

Componență și președinție

(1)   Comitetul mixt, instituit în conformitate cu articolul 41 din Acordul-cadru de parteneriat și de cooperare globală dintre Comunitatea Europeană și statele sale membre, pe de o parte, și Republica Indonezia, pe de altă parte (denumit în continuare „acordul”), își îndeplinește sarcinile astfel cum se prevede la articolul 41 din acord.

(2)   Comitetul mixt este alcătuit din reprezentanți ai ambelor părți la cel mai înalt nivel posibil.

(3)   Președinția comitetului mixt este asigurată alternativ de către ministrul afacerilor externe al Republicii Indonezia și Înaltul Reprezentant al Uniunii pentru afaceri externe și politica de securitate. Aceștia își pot delega unui înalt funcționar competența de a prezida toate sau o parte din reuniunile comitetului mixt.

Articolul 2

Reprezentare

(1)   Părțile își notifică reciproc lista reprezentanților lor în comitetul mixt (denumiți în continuare „membri”). Lista este gestionată de secretariatul comitetului mixt.

(2)   În cazul în care un membru dorește să fie reprezentat de un membru supleant, acesta notifică în scris președintelui numele reprezentantului său înainte de desfășurarea reuniunii respective. Reprezentantul supleant al unui membru exercită toate drepturile membrului respectiv.

Articolul 3

Delegații

(1)   Membrii comitetului mixt pot fi însoțiți de alți funcționari. Înaintea fiecărei reuniuni, părțile sunt informate, prin intermediul secretariatului, cu privire la componența prevăzută a delegațiilor care participă la reuniune.

(2)   Atunci când este cazul și cu acordul ambelor părți, pot fi invitați să participe la reuniunile comitetului mixt experți sau reprezentanți ai altor organisme, în calitate de observatori sau pentru a oferi informații referitoare la un anumit subiect.

Articolul 4

Reuniuni

(1)   Comitetul mixt se reunește în mod normal cel puțin o dată la doi ani sau în orice moment convenit de ambele părți. Reuniunile comitetului mixt sunt convocate de președinteși au loc alternativ în Indonezia și la Bruxelles, la o dată care urmează să fie stabilită de comun acord. De asemenea, se pot convoca reuniuni extraordinare ale comitetului mixt, prin acordul părților.

(2)   În mod excepțional și dacă ambele părți sunt de acord, reuniunile comitetului mixt se pot desfășura și prin intermediul mijloacelor tehnice, de exemplu, prin videoconferință sau teleconferință.

(3)   Comitetul mixt se întrunește la cel mai înalt nivel posibil, astfel cum s-a convenit de către părți. Cele două părți iau măsurile necesare pentru a asigura participarea la nivel ministerial ori de câte ori acest lucru este fezabil.

(4)   Reuniunile comitetului mixt prezidate la nivel ministerial se pregătesc în cadrul unei întâlniri prealabile la nivel de înalți funcționari.

Articolul 5

Publicarea de informații

(1)   În afara cazului în care părțile decid altfel, reuniunile comitetului mixt nu sunt publice. Atunci când o parte transmite informații desemnate drept confidențiale comitetului mixt, cealaltă parte tratează aceste informații ca atare.

(2)   Comitetul mixt poate face declarații adresate publicului larg, după cum consideră necesar.

Articolul 6

Secretariatul

Un reprezentant al Serviciului European de Acțiune Externă și un reprezentant al Guvernului Republicii Indonezia exercită în comun funcțiile de secretari ai comitetului mixt. Toate comunicările către și dinspre președintele comitetului mixt se transmit secretarilor. Corespondența către sau dinspre președintele comitetului mixt se poate face prin orice mijloc scris, inclusiv prin mesagerie electronică.

Articolul 7

Ordinea de zi a reuniunilor

(1)   Președintele stabilește ordinea de zi provizorie a fiecărei reuniuni. Aceasta se transmite celeilalte părți, împreună cu documentele relevante, în mod normal cel târziu cu 15 zile înainte de începerea reuniunii.

(2)   Președintele poate propune ca, la reuniunile comitetului mixt, să participe experți pentru a oferi informații referitoare la orice punct de pe ordinea de zi.

(3)   Comitetul mixt adoptă ordinea de zi la începutul fiecărei reuniuni. Alte puncte care nu figurează pe ordinea de zi provizorie pot fi înscrise pe ordinea de zi în cazul în care ambele părți convin astfel.

(4)   În circumstanțe deosebite și cu acordul celor două părți, președintele poate să scurteze termenul menționat la alineatul (1) pentru a ține seama de cerințele unui caz anume.

Articolul 8

Procesul-verbal convenit

(1)   Rezultatele reuniunii comitetului mixt se prezintă sub forma unui proces-verbal convenit.

(2)   Cei doi secretari redactează împreună un proiect de proces-verbal convenit al fiecărei reuniuni, în urma depunerii rezumatului reuniunii de către gazdă, în mod normal în termen de 30 de zile calendaristice de la data reuniunii. Proiectul de proces-verbal convenit se bazează pe rezumatul efectuat de președinte al concluziilor la care a ajuns comitetul mixt.

(3)   Procesul-verbal convenit se aprobă de ambele părți în termen de 45 de zile calendaristice de la data reuniunii sau până la o altă dată convenită de părți. Odată ce se ajunge la un acord privind procesul-verbal, se semnează de către părți cele două exemplare originale. Fiecare parte primește un exemplar original.

Articolul 9

Decizii și recomandări

(1)   În scopul punerii în aplicare a atribuțiilor comitetului mixt, astfel cum se prevede la articolul 41 din acord, comitetul mixt poate conveni să adopte o decizie și/sau o recomandare. Fiecare astfel de decizie și/sau recomandare conține un număr de ordine, data adoptării și o descriere a obiectului.

(2)   În în cazul în care circumstanțele impun acest lucru, comitetul mixt poate adopta decizii sau recomandări prin procedură scrisă.

(3)   În pofida articolului 5, fiecare parte poate hotărî în legătură cu publicarea deciziilor și recomandărilor comitetului mixt în propria publicație oficială.

Articolul 10

Corespondența

(1)   Corespondența adresată comitetului mixt se trimite secretarului oricăreia dintre părți, care, la rândul său, informează celălalt secretar.

(2)   Secretariatul asigură transmiterea corespondenței adresate comitetului mixt către președintele comitetului și difuzarea sa, atunci când este cazul, ca documente menționate la articolul 11.

(3)   Secretariatul trimite părților corespondența din partea președintelui și, dacă este cazul, o difuzează ca documente menționate la articolul 11.

Articolul 11

Documente

(1)   Atunci când dezbaterile comitetului mixt se bazează pe documente scrise, acestea se numerotează și se transmit membrilor de către secretariat.

(2)   Fiecare secretar este responsabil pentru transmiterea documentelor către membrii corespunzători de partea sa ai comitetului mixt, transmițând sistematic o copie a corespondenței către celălalt secretar.

Articolul 12

Cheltuieli

(1)   Fiecare parte își asumă orice cheltuială rezultată în urma participării la reuniunile comitetului mixt, atât în ceea ce privește cheltuielile cu personalul, cheltuielile de deplasare și diurnele, cât și cheltuielile poștale și de telecomunicații.

(2)   Cheltuielile legate de organizarea reuniunilor și reproducerea documentelor sunt suportate de partea care găzduiește reuniunea.

Articolul 13

Modificarea regulamentului de procedură

Oricare dintre părți poate solicita în scris orice revizuire a regulamentului de procedură, care poate fi modificat prin acordul comun al părților, în conformitate cu articolul 9.

Articolul 14

Grupuri de lucru specializate și alte mecanisme

(1)   Comitetul mixt poate înființa grupuri de lucru specializate sau alte mecanisme care să îl sprijine în îndeplinirea atribuțiilor care îi revin. Grupurile de lucru specializate și celelalte mecanisme prezintă un raport comitetului mixt.

(2)   Comitetul mixt poate decide să desființeze orice grup de lucru specializat sau alt mecanism existent sau poate înființa grupuri de lucru specializate sau alte mecanisme suplimentare care să îl asiste în îndeplinirea sarcinilor sale.

(3)   Grupurile de lucru specializate și celelalte mecanisme prezintă comitetului mixt rapoarte detaliate cu ocazia fiecărei reuniuni a acestuia.

(4)   Grupurile de lucru specializate au numai competența de a formula recomandări adresate comitetului mixt.

ANEXĂ

Comitetul mixt UE-Indonezia

Grupuri de lucru specializate și alte mecanisme

1.	Grupul de lucru specializat privind cooperarea pentru dezvoltare.

2.	Grupul de lucru specializat privind comerțul și investițiile.

3.	Dialogul privind drepturile omului.

4.	Dialogul politic.

5.	Dialogul privind securitatea.